Různé formáty od desítek dodavatelů
Jiná pole, jiné názvy, jiné struktury tabulek.
Případová studie · Favex
Z ruční kontroly atestů
Z ruční kontroly atestů
měřitelné workflow
Obchodník s hutním materiálem dříve ručně přepisoval stovky certifikátů do ERP. Dnes systém data vytěží, porovná s normou, označí rizika a operátor řeší hlavně výjimky.
Výsledek v číslech
Z hodin denně na desítky sekund
Operátor přestal přepisovat a začal validovat. AI extrahuje strukturovaná data, automatika je porovná s normou i s původním PDF a označí rizika.
Workflow zvládá různé dodavatele, více certifikátů v jednom PDF i vícejazyčné podklady. Za každou extrakcí je auditní stopa: co bylo ve zdroji, co v normě, co ve výstupu a proč.
4+ h
ušetřené manuální práce denně
30–45 s
průměrný čas zpracování certifikátu
95 %+
přesnost na klíčových polích
16+
dodavatelů s automatickou detekcí
Textová PDF · 95+ score · 0 HIGH varování → kandidát na auto-approve.
Klient & výchozí stav
Stovky certifikátů měsíčně, každý jiný
Favex je obchodní společnost v hutním segmentu. Přijímá stovky materiálových certifikátů měsíčně od desítek různých dodavatelů - každý s jiným formátem, strukturou i jazykem. Operátor každý certifikát ručně přepisoval do ERP. Denně to stálo 4+ hodiny rutinní práce.
Multi-jazyčná dokumentace
CZ, DE, EN, IT i jejich kombinace v jednom PDF.
Více certifikátů v jednom PDF
Operátor musel ručně rozdělit dokument na jednotlivé certifikáty.
Opakované chyby z rutiny
Stovky přepisů denně - chyby ze ztráty pozornosti.
Závislost na pár lidech
Workflow drželo na několika zkušených operátorech.
Žádná auditní stopa
U rozhodnutí nešlo zpětně dohledat, co bylo ve zdroji.
Aplikace
Workflow tak, jak ho vidí operátor
Vedle formuláře PDF, předvyplněná pole, barevně zvýrazněné nesoulady. U certifikátů bez problému stačí jedno potvrzení.
Řešení
Čtyři fáze workflow
Navrhli jsme end-to-end workflow, ve kterém operátor přestal přepisovat a začal validovat. Každá fáze má jasnou roli: AI extrakce, pravidla pro validaci, člověk u rozhodnutí, integrace pro předání dat.
PDF přijde, systém ho rozdělí a rozpozná dodavatele
Web upload, automatický příjem z e-mailu (IMAP), dávkový import složky. Multi-cert PDF se automaticky rozdělí na jednotlivé certifikáty. Systém detekuje dodavatele a načte správnou šablonu pravidel.
Strukturovaná data z libovolného layoutu
Hlavičková pole, chemická analýza, mechanické vlastnosti, tepelné zpracování, technické zkoušky i textové poznámky v tabulkách. CZ, DE, EN, IT - jeden tok, žádné nastavování per jazyk.
Limity, výjimky, QA scoring 0–100
Každá hodnota se porovná s mezními hodnotami normy podle třídy oceli a tloušťky. Podmíněná pravidla a výjimky systém aplikuje automaticky. Certifikát dostane skóre 0–100 a varování ve třech úrovních severity.
Potvrzení v jednom kroku, strukturovaný export
Operátor vidí PDF, předvyplněná data a barevně zvýrazněné nesoulady. U certifikátů bez problému stačí jedno potvrzení. Data jdou přímo do importního formátu ERP - bez mezikroků a ručního kopírování.
01 · Extrakce a detekce
Strukturovaná data z libovolného formátu
AI zvládá různé layouty, multi-cert PDF i vícejazyčné podklady. Pro každého dodavatele drží vlastní pravidla - nový se přidá jako datový template, ne programátorská úloha.
Extrakce všech sekcí atestu
Hlavičková pole, rozměry, váhy, čísla taveb, chemická analýza, mechanické vlastnosti, tepelné zpracování, technické zkoušky (Charpy, ultrazvuk, tvrdost), markings i textové poznámky v tabulkách.
Detekce 16+ dodavatelů
Každý dodavatel má jiný formát i názvy polí. Systém si s tím poradí sám. Nový dodavatel se přidává jako datový template, ne jako programátorská úloha.
Multi-cert PDF & vícejazyčnost
PDF s více certifikáty se automaticky rozdělí. Extrakce zvládá CZ, DE, EN, IT i kombinace - jeden standardizovaný tok, žádné nastavování per jazyk.
02 · Kontrola a validace
Norma jako součást workflow
Systém má načtené technické normy podle třídy oceli a tloušťky materiálu. Každá chemická hodnota i mechanická vlastnost se automaticky porovná s mezními hodnotami - operátor rovnou vidí, co projde a co ne.
Validace proti normě
Každá hodnota se automaticky porovná s mezními hodnotami normy. Operátor okamžitě vidí, co projde a co ne - bez ručního dohledávání v technické literatuře.
Výjimky z poznámek
Normy obsahují podmíněná pravidla - poměry prvků, výjimky pro určité třídy, limity podle tloušťky. Tyhle výjimky systém aplikuje automaticky a u každé řekne, která poznámka to povolila.
QA scoring 0–100
Ke každému certifikátu skóre a seznam varování ve třech úrovních: HIGH (fyzikálně nemožné), MEDIUM (podezřelé), LOW (chybějící). Certifikáty nad 95+ bez HIGH/MEDIUM jsou kandidáti na auto-approve.
03 · Provoz a integrace
Operátor místo přepisování jen kontroluje
Vedle formuláře vidí PDF, aby si mohl každou hodnotu ověřit u zdroje. Data jsou předvyplněná, nesoulady a výjimky barevně zvýrazněné. U certifikátů bez problému stačí jedno potvrzení.
Příjem ze všech kanálů
Web upload (drag & drop), automatický příjem z e-mailu (IMAP s filtrem subjektu), dávkový import celé složky, vestavěný PDF splitter pro manuální rozdělení.
Operátor jen kontroluje
Předvyplněná data, barevné zvýraznění nesouladů, PDF vedle formuláře pro ověření u zdroje. Zkušení kolegové se zapojují jen tam, kde to opravdu potřebuje pozornost.
Export do ERP a API
Potvrzená data jdou přímo do importního formátu ERP - bez mezikroků. Pro další systémy je k dispozici REST API. Napojení na reporting je otázka konfigurace.
04 · Co drží kvalitu v čase
Workflow, které se v provozu zlepšuje
Systém běží efektivně bez zásahu operátora a v čase zpřesňuje extrakci podle reálných oprav. Přehled ukazuje, kde funguje spolehlivě a kde je prostor na zlepšení.
Výkon podle složitosti
Jednoduché textové PDF jdou přes rychlejší cestu, komplexní skeny a multi-cert dokumenty přes výkonnější. Rozhodnutí je automatické - provoz běží efektivně bez zásahu operátora.
Systém se učí z oprav
Každá oprava od operátora se zaznamená. Pokud se nějaké pole opravuje opakovaně, systém si to zapamatuje a příště ho extrahuje přesněji. Kvalita v čase neklesá - zlepšuje se.
Transparentní provoz
Přehled ukazuje stav zpracování, přesnost extrakce a nejčastěji opravovaná pole. Je jasně vidět, kde systém funguje spolehlivě a kde je prostor na zlepšení.
Stejný princip napříč procesy
Atesty byly první ostrý use-case. Aktuálně s Favexem řešíme vytěžování přijatých faktur - jiná doména, ale stejný princip: dokument přichází v různých formátech od různých dodavatelů, musí se extrahovat, zvalidovat a předat do ERP.
Analýza procesu
Začínáme tím, jak práce skutečně probíhá - ne tím, jaký model máme po ruce.
Návrh workflow
Co dělá AI, co pravidlo, co integrace, co člověk - a kde má být audit-stopa.
Validace na reálných datech
Posuzujeme přesnost, chybovost, výjimky a dopad - ne dojem z dema.
Produkční provoz
Stavíme pro dlouhodobou údržbu, monitoring kvality a rozšiřování na další procesy.