Automatizace vytěžování atestů u obchodníka s hutním materiálem
Z ruční kontroly, která stála 4+ hodiny práce denně, se stalo workflow s AI extrakcí, validací proti normě a strukturovaným exportem do ERP. S auditní stopou, detekcí dodavatelů a vícejazyčnou podporou.
Favex
Obchodní společnost v hutním segmentu. Přijímá stovky materiálových certifikátů měsíčně od desítek různých dodavatelů - každý s jiným formátem, strukturou i jazykem.
Co problém způsoboval
Každý certifikát musel operátor ručně přepsat do interního ERP systému - chemická analýza, mechanické vlastnosti, technické zkoušky, čísla taveb, normy kvality, hlavičková pole. Denně to stálo 4+ hodiny manuální práce.
- Různé formáty od desítek dodavatelů
- Multi-jazyčná dokumentace (CZ, DE, EN, IT)
- PDF obsahující více certifikátů za sebou
- Opakované chyby z rutinního přepisu
- Závislost na několika zkušených operátorech
- Žádná jednotná auditní stopa
AI workflow pro celý tok certifikátu
Navrhli jsme a nasadili end-to-end workflow, ve kterém operátor přestal přepisovat a začal validovat. AI extrahuje strukturovaná data, automatika je porovná s normou i s původním PDF, označí rizika a připraví výstup pro člověka. Za každou extrakcí je auditní stopa: co bylo ve zdroji, co v normě, co ve výstupu a proč.
Extrakce a detekce
Extrakce všech sekcí atestu
Hlavičková pole, rozměry a váhy, čísla taveb, chemická analýza, mechanické vlastnosti, tepelné zpracování, technické zkoušky (charpy, ultrazvuk, tvrdost), markings i textové poznámky v tabulkách.
Automatická detekce 16+ dodavatelů
Každý dodavatel má jiný formát, jiné názvy polí, jinou strukturu tabulek. Systém si s tím poradí sám - pro každého drží vlastní pravidla. Nový dodavatel se přidává jako datový template, ne jako programátorská úloha.
Multi-certifikát PDF & vícejazyčnost
PDF s více certifikáty se automaticky rozdělí na jednotlivé dokumenty. Extrakce zvládá CZ, DE, EN, IT i kombinace - jeden standardizovaný tok, žádné nastavování per jazyk.
Kontrola a validace
Validace proti normě
Systém má načtené technické normy se záznamy podle třídy oceli a tloušťky materiálu. Každá chemická hodnota i mechanická vlastnost z atestu se automaticky porovná s mezními hodnotami normy - operátor rovnou vidí, co projde a co ne.
Výjimky z poznámek v normách
Normy obsahují podmíněná pravidla typu „poměr prvků musí být alespoň…", „výjimky pro určité třídy oceli", „limity závislé na tloušťce materiálu". Tyhle výjimky by jinak musel hlídat zkušený expert - systém je aplikuje automaticky a u každé odchylky řekne, která poznámka to povolila.
QA scoring 0–100 se severitou
Ke každému certifikátu skóre 0–100 a seznam varování ve třech úrovních: HIGH (fyzikálně nemožná hodnota), MEDIUM (podezřelá hodnota), LOW (chybějící volitelné pole). Certifikáty nad 95 bodů bez HIGH/MEDIUM jsou kandidáti na auto-approve.
Provoz, operátor a integrace
Příjem ze všech kanálů
Web upload (drag & drop), automatický příjem z e-mailu (IMAP s filtrem subjektu), dávkový import celé složky, vestavěný PDF splitter pro manuální rozdělení.
Operátor místo přepisování jen kontroluje
Vedle formuláře vidí PDF, aby si mohl každou hodnotu ověřit u zdroje. Data jsou předvyplněná, nesoulady a výjimky jsou barevně zvýrazněné. U certifikátů bez problému stačí jedno potvrzení. Zkušení kolegové se zapojují jen tam, kde to opravdu potřebuje pozornost.
Export do ERP a API
Potvrzená data jdou přímo do importního formátu ERP - bez mezikroků a ručního kopírování. Pro další systémy je k dispozici REST API. Napojení na reportingové nástroje nebo jiný ERP je otázka konfigurace, ne další projektu.
Co drží kvalitu v čase
Výkon podle složitosti
Jednoduché textové PDF jde přes rychlejší cestu, komplexní skeny a multi-cert dokumenty přes výkonnější. Rozhodnutí je automatické - provoz běží efektivně bez zásahu operátora.
Systém se učí z oprav
Každá oprava od operátora se zaznamená. Pokud se nějaké pole opravuje opakovaně, systém si to zapamatuje a příště ho extrahuje přesněji. Kvalita v čase neklesá, ale naopak se zlepšuje.
Transparentní provoz
Přehled ukazuje stav zpracování, přesnost extrakce a nejčastěji opravovaná pole. Je jasně vidět, kde systém funguje spolehlivě a kde je prostor na zlepšení.
Co se u klienta reálně změnilo
- 4+ hodiny denně ušetřené manuální práce. Operátor přepisování nahradil validací.
- Čas na certifikát 30–45 sekund. Místo minut ručního přepisu.
- 95 %+ přesnost na klíčových polích u textových PDF. Operátor pouze potvrzuje.
- Menší závislost na seniorních operátorech. Zkušení lidé řeší výjimky, ne rutinu.
- Auditní stopa u každého certifikátu. Dohledatelné, kdo co zkontroloval, kdy a proč.
- Škálovatelnost. Nárůst objemu nevyžaduje nárůst lidí.
Rozšiřujeme do dalších procesů
Atesty byly první ostrý use-case. Aktuálně s Favexem řešíme vytěžování přijatých faktur. Jiná doména, ale stejný princip: dokument přichází v různých formátech od různých dodavatelů, musí se extrahovat, zvalidovat a předat do ERP. Každý další proces už navazuje na známé prostředí, data, integrace a způsob práce operátorů.
Princip, který funguje i mimo atesty
Stejný postup - analýza procesu → návrh workflow → validace → produkční provoz - funguje i mimo atesty: u faktur, práce s normami, QA kontroly, compliance workflow i interní knowledge. Neprodáváme hotový produkt bez kontextu. Stavíme workflow nad daty, pravidly a systémy klienta - technologii volíme podle citlivosti dat a míry kontroly.
Máte podobný proces, který stojí na ruční kontrole?
Napište, co dnes lidé ručně kontrolují, v jakém objemu a kde vzniká zdržení. Navrhneme první rozumný krok a řekneme i to, kdy AI smysl nedává.