Use case 02
Vytěžování faktur a dokladů
Faktury, dodací listy a účetní doklady přicházejí v různých formátech - PDF, scan, e-mail, papír. Účetní je musí přepsat do ERP, porovnat s objednávkou a zkontrolovat. Rutinní práce, která stojí hodiny denně a snadno v ní vznikají chyby.
Popis problému
Co firmy u faktur nejčastěji řeší
- ruční přepis desítek až stovek faktur měsíčně do ERP
- různí dodavatelé, každý s jiným layoutem
- multi-jazyčné faktury ze zahraničí
- porovnání položek s objednávkou a dodacím listem
- kontrola DUZP, sazeb DPH, bankovních účtů, IČO, DIČ
- rozdělování nákladů na střediska nebo zakázky
- opakované chyby z rutinního přepisu
Co dělá workflow
Automatizovaný tok
- Příjem faktury - e-mail (IMAP), web upload, datová schránka, dávkový import.
- Detekce formátu a dodavatele - PDF text, scan s OCR, ISDOC, strukturovaný XML.
- AI extrakce - hlavičkové údaje, položky, DPH, platební údaje, reference na objednávku.
- Validace - kontrola povinných polí, porovnání s objednávkou, ověření IČO/DIČ/účtu.
- Kontrola operátorem - účetní vidí předvyplněná data a upozornění na odchylky.
- Export do ERP - přímá integrace, ISDOC, XML nebo API do účetního systému.
Proces vizuálně
Jak faktura prochází workflow
Příjem fakturye-mail · upload · ISDS
AI extrakcehlavička · položky · DPH
Validacevs. objednávka
Účetní potvrdíjen odchylky
Export do ERPISDOC · API
Přínos
Co se změní v provozu
- Rychlejší zpracování - z minut ručního přepisu na sekundy validace.
- Nižší chybovost - systematická kontrola proti objednávce a pravidlům.
- Méně rutinní práce pro účetní - lidé řeší výjimky, ne přepisování.
- Auditní stopa - u každé faktury je dohledatelné, co bylo zkontrolováno.
- Rychlejší schvalování - proces se neloudá, odchylky vyplouvají dřív.
- Škálovatelnost - nárůst objemu faktur nevyžaduje nárůst účetního týmu.
Kdy to dává smysl
Typické prostředí
Střední a větší firmy
Od desítek faktur měsíčně výš, kde rutinní přepis blokuje čas účetních.
Firmy s mnoha dodavateli
Různé layouty faktur, mezinárodní dodavatelé, vícejazyčné doklady.
Provoz s objednávkami
Kde je potřeba porovnat fakturu proti objednávce a dodacímu listu, a odchylky eskalovat.
Zpracováváte faktury ručně?
Podíváme se, jestli dává smysl převést vytěžování faktur do AI workflow - a jak to napojit na vaše ERP.