OCR nestačí
Vytěžení polí samo o sobě nepoznává, co je správně a co ne.
Use case 04
Faktury bez ručního
Faktury bez ručního
přepisu a slepé kontroly
Workflow nevytěžuje jen pole z faktury. Porovnává je s objednávkou, dodacím listem a interními pravidly - a účetní předá hlavně odchylky.
Kde vzniká problém
Co dnes proces brzdí
Pět typických bodů, které dohromady krade čas, kvalitu a důvěru ve výstupy. Pokud něco z toho potkáváte, workflow má kde začít.
Ručně se porovnává s objednávkou
Účetní hodinu denně klikají mezi systémy.
Položky mimo objednávku
Cena, množství, slevy - nesoulady se hledají očima.
Pravidla v hlavách lidí
Limity DPH, kategorie nákladů, schvalovací matice.
Ruční export do ERP
Kopírování dat z jednoho systému do druhého.
Krok za krokem v jednom toku
Workflow nečte jen dokumenty ani neukazuje jen čísla. Spojuje data, pravidla a rozhodovací body do jednoho toku se srozumitelným výstupem.
Příjem faktury
E-mail, web upload, EDI, dávka. Multi-faktura PDF se rozdělí.
Extrakce hlaviček i položek
Dodavatel, čísla, splatnost, řádky s cenami a množstvím.
Match s objednávkou
Položka po položce, ceny, množství, DPH, dodací list.
Aplikace pravidel
Limity, kategorie, schvalovací matice, mezní hodnoty.
Označení výjimek
Co neodpovídá objednávce, pravidlu nebo historickému průměru.
Export do ERP
Strukturovaný formát, validovaná data, audit trail.
Co se změní v provozu
Konkrétní dopad na práci
Cílem není nasadit AI. Cílem je vrátit lidem čas na rozhodování a zbavit proces závislosti na pár expertech.
Účetní řeší odchylky, ne rutinu
Faktury bez problému jdou přímo do ERP.
Méně chyb v datech
Validace proti objednávce eliminuje překlepy a duplicity.
Rychlejší zpracování
Z dnů na hodiny nebo minuty pro standardní případy.
Auditní stopa
U každé faktury je dohledatelné, co bylo zkontrolováno a čím to prošlo.
Kdy dává smysl začít
Tři typické situace
Ne všude má workflow stejný přínos. Tady jsou tři scénáře, kde se vyplatí začít.
Stovky faktur měsíčně
Vysoký objem, kde ruční zpracování krade kapacitu.
Existuje objednávka / dodací list
Workflow potřebuje data k porovnání - bez nich je jen OCR.
Definovaná schvalovací pravidla
Limity, role, kategorie nákladů - pravidla se dají popsat.
Na co si dát pozor
Limity, které říkáme rovnou
Tři rizika, která doporučujeme řešit už při návrhu - ne až v provozu, kde stojí čas a důvěru.
Rohy a razítka
Skenované faktury s ručními úpravami vyžadují více tolerance.
Dodavatelé bez objednávky
Pro ad-hoc faktury chybí referenční data - workflow je označí, ale ne automaticky schválí.
Nestandardní položky
Slevy, bonusy, vratky - vyžadují speciální pravidla nebo lidskou validaci.