Inovai / Vytěžování dokumentů
Faktury, atesty a objednávky ručně?
AI vytěží, zkontroluje proti pravidlům a zapíše. Lidé řeší jen výjimky.
Faktura proti objednávce a smlouvě
DodavatelOcel Morava s.r.o.v ERP
ObjednávkaPO-48213nalezena
Položky12 z 12spárováno
Položka 71 248 / ks, objednáno 1 200+4 %
Splatnost14 dnípodle smlouvy
Rozhoduje člověk
1 výjimkaCena položky 7 o 4 % vyššíPravidlo: odchylka nad 2 % jde ke schválení nákupu.
11 položek potvrzeno najednou, export do ERP po schválení
Problém
Přepisování dokumentů stojí hodiny a chyby se najdou pozdě.
Co uděláme
Vytěžení, kontrola proti pravidlům a výjimky ke schválení.
Výsledek
U Favexu přes 10 000 atestů bez přepisování.
Co přesně děláme
Účetní řeší odchylky, ne přepis.
Příjem a vytěženíVíce faktur v jednom PDF se rozdělí. Hlavička i položky: ceny, množství, DPH, splatnost.
Párování s objednávkouPoložka po položce s objednávkou a dodacím listem. Překlepy, duplicity a ceny mimo objednávku se označí.
Schválení a exportFaktury bez odchylek účetní potvrdí najednou, data jdou do ERP. Limity a schvalovací matice jsou ve workflow, ne v paměti.
Dokumenty, kde se hodnoty kontrolují proti normě nebo smlouvě.
Vytěžení hodnotChemické složení, mechanické vlastnosti a zkoušky z tabulek. U smluv strany, termíny, částky a klauzule.
Kontrola proti norměLimity podle třídy materiálu a tloušťky včetně výjimek z poznámek normy. U dodacích listů shoda s objednávkou.
Zdroj u každého rozhodnutíCo bylo v PDF a co v normě zůstává u záznamu. Operátor potvrdí a data jdou do ERP.
Z e‑mailu přes objednávku až po podklady pro výrobu.
Poptávka z e‑mailuAI přečte e‑mail i přílohy, vytáhne položky, množství, termíny a výkresy. Chybějící údaje si vyžádá.
Objednávka proti nabídcePorovná objednávku s nabídkou a ceníkem. Rozdíly v ceně, množství nebo termínu označí obchodníkovi.
Podklady pro výrobuZ potvrzené objednávky připraví kusovník nebo výrobní příkaz ve formátu vašeho systému. Od e‑mailu po příkaz jedna stopa.
Vytěžit nestačí. Každá hodnota se musí shodovat s objednávkou, normou nebo smlouvou.
Proti ERPExistuje objednávka, dodavatel, položka a cena? Nesoulad se označí dřív, než se zaúčtuje.
Proti normě a smlouvěLimity, třídy a podmíněná pravidla včetně výjimek v poznámce. Dohodnuté ceny, slevy, termíny a penále.
Výjimky ke schváleníCo pravidla nepokryjí, dostane člověk s kontextem a návrhem. Jeho rozhodnutí se zapíše a příště pomůže.
Jak to probíhá
Od příjmu dokumentu po zápis do ERP, člověk u výjimek.
E‑mail
Krok 1PříjemE‑mail, upload, EDI nebo složka. PDF s více dokumenty se rozdělí samo.odchylka
ObjednávkanalezenaPoložky12 z 12Položka 7+4 %
Krok 3KontrolaProti objednávce v ERP, limitu normy nebo smlouvě. Nesoulad se označí.11potvrzeno najednou
Krok 4Potvrzení a exportDokumenty bez varování potvrdí operátor najednou. Data jdou do ERP přes API nebo soubor.Ověřil člověkU Favexu, obchodníka s hutním materiálem, tímto workflow prošlo přes 10 000 atestů ve 12 jazycích. O výjimce rozhoduje operátor.
Stačí nám OCR?
OCR přečte znaky, ale nepozná, že cena nesedí s objednávkou nebo hodnota překračuje limit normy. Vytěžování s kontrolou dělá právě tento druhý krok.
Nový formát od nového dodavatele?
Model si s většinou poradí sám, u neobvyklých formátů doplníme šablonu. Opakované opravy stejného pole zpřesní další vytěžení.
Může to běžet bez cloudu?
Ano, pro vytěžování dokumentů máme vlastní doučený model, který běží na vašem serveru. Data neopustí firmu.